Trang chủ
Mục tiêu bài họcPhần 1/7

Mục tiêu tiếng Trung

Sử dụng đúng từ vựng và mẫu câu về đối chiếu chứng từ; nghe – nói được một tình huống công việc cơ bản.

Mục tiêu nghiệp vụ

Nhận biết chứng từ và trình tự nghiệp vụ liên quan đến đối chiếu chứng từ.

Đầu ra bài học

Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan.

1. Mục tiêu ngôn ngữ và nghiệp vụ
  • Hiểu tầm quan trọng của việc đối chiếu 3 chứng từ (hoặc nhiều hơn).
  • Phát hiện và xử lý sai lệch giữa các chứng từ.
  • Lập biên bản đối chiếu.
2. Từ vựng
3. Mẫu câu trọng tâm
1
三单匹配后才能付款。
Sān dān pǐpèi hòu cáinéng fùkuǎn.
Chỉ được thanh toán sau khi đối chiếu khớp ba chứng từ.
2
发票金额和合同不一致。
Fāpiào jīn'é hé hétóng bù yízhì.
Số tiền trên hóa đơn không khớp với hợp đồng.
3
数量差异是运输损耗造成的。
Shùliàng chāyì shì yùnshū sǔnhào zàochéng de.
Chênh lệch số lượng do hao hụt trong quá trình vận chuyển.
4
请写一份差异说明。
Qǐng xiě yí fèn chāyì shuōmíng.
Vui lòng lập một bản giải trình chênh lệch.
5
入库单缺失，要追单。
Rùkùdān quēshī, yào zhuīdān.
Thiếu phiếu nhập kho, cần yêu cầu bổ sung chứng từ.
6
价格差异在5%以内可以接受。
Jiàgé chāyì zài 5% yǐnèi kěyǐ jiēshòu.
Chênh lệch giá trong phạm vi 5% có thể được chấp nhận.
7
暂估和实际差了两千。
Zàngū hé shíjì chà le liǎng qiān.
Khoản tạm tính và số thực tế chênh lệch hai nghìn.
8
冲销上个月的暂估。
Chōngxiāo shàng ge yuè de zàngū.
Hoàn nhập khoản tạm tính của tháng trước.
9
这张发票有涂改，不能用。
Zhè zhāng fāpiào yǒu túgǎi, bùnéng yòng.
Hóa đơn này bị tẩy xóa nên không sử dụng được.
10
附件不齐全，退回去补。
Fùjiàn bù qíquán, tuì huíqù bǔ.
Chứng từ đính kèm không đầy đủ, trả lại để bổ sung.
11
核对无误后签字。
Héduì wúwù hòu qiānzì.
Sau khi kiểm tra không có sai sót thì ký tên.
12
台账记录要随时更新。
Táizhàng jìlù yào suíshí gēngxīn.
Sổ theo dõi phải được cập nhật kịp thời.
13
时间差异是因为月底跨期。
Shíjiān chāyì shì yīnwèi yuèdǐ kuàqī.
Chênh lệch thời gian là do nghiệp vụ phát sinh qua kỳ vào cuối tháng.
14
请把原始凭证整理好。
Qǐng bǎ yuánshǐ píngzhèng zhěnglǐ hǎo.
Vui lòng sắp xếp đầy đủ chứng từ gốc.
15
相符的标绿，不符的标红。
Xiāngfú de biāo lǜ, bùfú de biāo hóng.
Mục khớp thì đánh dấu màu xanh, mục không khớp thì đánh dấu màu đỏ.
Nhiệm vụ giao tiếp: Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan.
A: 会计 (Kế toán) – B: 采购员 (Nhân viên thu mua)
A
小张，这批货的三单我核对了一下，有问题。
Xiǎo Zhāng, zhè pī huò de sān dān wǒ héduì le yíxià, yǒu wèntí.
Tiểu Trương, tôi đã đối chiếu ba chứng từ của lô hàng này và phát hiện vấn đề.
B
什么问题？
Shénme wèntí?
Vấn đề gì?
A
合同金额是五万，发票金额也是五万，但入库单写的是四万八。差两千。
Hétóng jīn'é shì wǔ wàn, fāpiào jīn'é yě shì wǔ wàn, dàn rùkùdān xiě de shì sì wàn bā. Chà liǎng qiān.
Giá trị hợp đồng là năm mươi nghìn, hóa đơn cũng là năm mươi nghìn, nhưng phiếu nhập kho ghi bốn mươi tám nghìn, chênh hai nghìn.
B
哦，供应商送了两千的赠品，没入库。我忘了备注。
Ó, gōngyìngshāng sòngle liǎng qiān de zèngpǐn, méi rùkù. Wǒ wàng le bèizhù.
Ồ, nhà cung cấp tặng hàng trị giá hai nghìn nhưng chưa nhập kho. Tôi quên ghi chú.
A
那赠品也要有入库单，不然账对不上。补一张其他入库单。
Nà zèngpǐn yě yào yǒu rùkùdān, bùrán zhàng duì bù shàng. Bǔ yì zhāng qítā rùkùdān.
Hàng tặng cũng phải có phiếu nhập kho, nếu không sổ sẽ không khớp. Hãy bổ sung một phiếu nhập kho khác.
B
好的，我今天就补。
Hǎo de, wǒ jīntiān jiù bǔ.
Được, hôm nay tôi sẽ bổ sung.
A
还有，这张发票的规格和合同不一样。合同写的是304，发票写的是201。这个不能收。
Háiyǒu, zhè zhāng fāpiào de guīgé hé hétóng bù yíyàng. Hétóng xiě de shì 304, fāpiào xiě de shì 201. Zhège bùnéng shōu.
Ngoài ra, quy cách trên hóa đơn này không giống hợp đồng. Hợp đồng ghi 304, hóa đơn ghi 201. Hóa đơn này không thể nhận.
B
啊？那我马上联系供应商换票。
Á? Nà wǒ mǎshàng liánxì gōngyìngshāng huànpiào.
Hả? Vậy tôi sẽ liên hệ nhà cung cấp đổi hóa đơn ngay.
5. Quy trình nghiệp vụ
Khi trình bày, sử dụng các từ nối: 首先 shǒuxiān trước tiên; 然后 ránhòu sau đó; 接下来 jiēxiàlái tiếp theo; 最后 zuìhòu cuối cùng.
Quy trình đối chiếu 3 chứng từ (3-way matching):
1. Chứngtừ 1: 采购订单 (PO) - Ghi: tên hàng, số lượng đặt, đơn giá, thành tiền, điều kiện.
2. Chứngtừ 2: 入库单 (GRN) - Ghi: tên hàng thực nhận, số lượng thực nhận, ngày nhập.
3. Chứngtừ 3: 发票 (Invoice) - Ghi: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế, tổng tiền.
4. Đối chiếu:
Tên hàng: PO = GRN = Invoice?
Số lượng: PO ≥ GRN = Invoice? (Nếu GRN < Invoice → từ chối hoặc chờ bù hàng)
Đơn giá: PO = Invoice? (Nếu khác → kiểm tra phê duyệt điều chỉnh giá)
Tổng tiền: (Số lượng × Đơn giá) + Thuế = Invoice?
5. Nếu khớp → Duyệt thanh toán.
6. Nếu không khớp → Lập biên bản chênh lệch, yêu cầu giải trình, không thanh toán cho đến khi khớp.
6. Đọc biểu mẫu và chứng từ
Đọc theo thứ tự: tên chứng từ → đơn vị lập → ngày tháng → đối tượng → số tiền/số lượng → chữ ký và phê duyệt.
三单匹配检查表 (Bảng kiểm tra khớp 3 chứng từ):
三单匹配检查表
日期：2026-07-09 供应商：上海宏达 合同号：CG-2026-001
检查项目 采购订单 入库单 发票 结果
产品名称 不锈钢板 不锈钢板 不锈钢板 ✓
规格型号 304 304 304 ✓
数量 100张 100张 100张 ✓
单价 50.00 50.00 50.00 ✓
金额 5,000.00 5,000.00 5,000.00 ✓
税率 13% - 13% ✓
差异说明：无
检查人：王芳 日期：2026-07-09
7. Tình huống giao tiếp và xử lý
Yêu cầu: xác định vấn đề, chọn mẫu câu phù hợp, trình bày cách xử lý và xác nhận kết quả.
Tình huống: Đối chiếu 3 chứng từ thấy: PO 100 cái, GRN 100 cái, Invoice 120 cái. Hóa đơn ghi nhiều hơn.
Xử lý:
1. Không thanh toán 120 cái. Chỉ thanh toán đúng 100 cái theo PO và GRN.
2. Liên hệ nhà cung cấp: "李经理，发票数量是120，但合同和入库都是100。请换一张100的发票，或者补发20的货。"
3. Nếu họ nói 20 là hàng bù cho lần trước thiếu: Yêu cầu họ lập hóa đơn riêng cho 20 cái đó, kèm phiếu nhập kho tương ứng.
4. Nguyên tắc: Không thanh toán khi không có chứng từ nhập kho tương ứng.
Bảng ghi chú – Bài 20
Tự động lưu khi bạn gõ